Gebruiksvoorwaarden

Artikel 1. Toepasselijke voorwaarden

1. Aan het gebruik van de Software zijn deze gebruiksvoorwaarden (hierna verder te noemen: “Gebruiksvoorwaarden”) verbonden. Door de Software te gebruiken en/of af te nemen, gaat u (hierna verder te noemen: ”Gebruiker”) met de Gebruiksvoorwaarden akkoord.
2. Afwijkingen van en aanvullingen op de Gebruiksvoorwaarden zijn slechts geldig indien en voor zover deze door HMS uitdrukkelijk en schriftelijk zijn aanvaard.
3. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien enige bepaling van de Gebruiksvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van de Gebruiksvoorwaarden onverminderd van kracht. In dat geval zullen HMS en de Gebruiker in overleg treden, teneinde een nieuwe bepaling vast te stellen die de nietige of vernietigde bepaling vervangt, waarbij zoveel als rechtens mogelijk aan de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling gestalte zal worden gegeven.
5. HMS is gerechtigd de Gebruiksvoorwaarden op elk moment aan te passen. In geval van aanpassing van de Gebruiksvoorwaarden, zal HMS de aanpassing ten minste dertig dagen voor inwerkingtreding aankondigen, via de HMS-nieuwsbrief per e-mail. In geval de Gebruiker een aangekondigde aanpassing niet aanvaardbaar acht, kan de Gebruiker tot de datum van inwerkingtreding van de aanpassing, zijn overeenkomst opzeggen. Gebruik van de Software ná de datum van inwerkingtreding van de aanpassing, geldt als acceptatie van de aangepaste voorwaarden.

Artikel 2. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten

1. De Software is en blijft te allen tijde het intellectuele eigendom van HMS. De Gebruiker krijgt geen toegang tot de broncode van de Software.
2. HMS verleent Gebruiker voor de duur van de met de Gebruiker gesloten overeenkomst, een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-verpandbaar en niet- sublicentieerbaar recht de Software te gebruiken met inachtneming van de Gebruiksvoorwaarden. Dit gebruiksrecht geldt slechts voor gebruik van de Software via het eigen computersysteem van de Gebruiker.
3. De gegevens die de Gebruiker opslaat of verwerkt via de Software zijn en blijven eigendom van de Gebruiker. HMS betracht ten aanzien van deze gegevens respect en vertrouwelijkheid en behandelt deze gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 3. Gebruik van de Software

1. Om met de Software te kunnen werken, dient de IT-infrastructuur van de Gebruiker te voldoen aan de hieraan gestelde eisen en dient de Gebruiker te beschikken over een stabiele internettoegang. De Gebruiker zal zijn systemen en infrastructuur adequaat beveiligen en te allen tijde afdoende antivirus-programmatuur in werking hebben. Het voldoen aan al deze vereisten valt onder de eigen verantwoordelijkheid van de Gebruiker.
2. Om toegang te krijgen tot de Software, moet de Gebruiker eerst een account aanmaken op de website van HMS. Nadat de Gebruiker een account heeft aangemaakt, kan de Gebruiker met zijn persoonlijke toegangscode voor de duur van de geldigheid van deze code, direct op zijn account inloggen en de Software gebruiken. De door HMS aan de Gebruiker verstrekte toegangscodes zijn vertrouwelijk en zullen door de Gebruiker als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde personeelsleden uit de eigen organisatie van de Gebruiker kenbaar worden gemaakt. HMS is gerechtigd toegewezen toegangscodes te wijzigen
3. De Gebruiker mag de Software niet decompileren, kopiëren of anderszins verveelvoudigen, wijzigen of aan reverse engineering onderwerpen.
4. Bij gebruik van gekoppelde applicaties en websites van derden die aan de Software gekoppeld zijn of worden, dient de Gebruiker zich strikt te houden aan de gebruiksvoorwaarden van de betreffende applicaties en websites.
5. Het is verboden de Software te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met vigerende wet- en regelgeving.
6. Verder is het verboden de Software zodanig te gebruiken dat overlast of hinder voor andere gebruikers van de Software ontstaat. Hieronder valt onder meer het inzetten van eigen scripts of programma’s voor het up- of downloaden van grote hoeveelheden data, of het excessief vaak doen van verzoeken aan de helpdesk van HMS.
7. In geval HMS mocht constateren dat de Gebruiker de voorwaarden als genoemd in de artikelen 3.3, 3.4, 3.5 en/of 3.6 overtreedt of een gefundeerde klacht hierover ontvangt, zal HMS de Gebruiker waarschuwen. Indien de Gebruiker in vervolg op deze waarschuwing, niet binnen redelijke termijn komt met een naar het oordeel van HMS aanvaardbare oplossing om de overtreding definitief te beëindigen, is HMS gerechtigd naar eigen inzicht en voor rekening en risico van de Gebruiker maatregelen te nemen om de overtreding te beëindigen. In naar het oordeel van HMS urgente of ernstige gevallen kan HMS zonder voorafgaande waarschuwing ingrijpen.
8. Indien naar het oordeel van HMS hinder, schade of enig ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de Software, voor derden of voor de dienstverlening van HMS via internet, is HMS gerechtigd alle maatregelen te nemen die zij redelijkerwijze nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.
9. De Gebruiker dient de toegang tot zijn account middels zijn gebruikersnaam en wachtwoord af te schermen voor onbevoegden. De Gebruiker dient zijn wachtwoord strikt geheim te houden. HMS mag ervan uit gaan dat alles wat gebeurt vanaf de account van de Gebruiker na aanmelding met diens gebruikersnaam en wachtwoord, onder leiding en toezicht van de Gebruiker gebeurt. De Gebruiker is aansprakelijk voor al deze handelingen, zolang de Gebruiker HMS niet heeft geïnformeerd dat zijn wachtwoord niet langer strikt geheim is.
10. HMS kan schade ontstaan en/of kosten gemaakt als direct of indirect gevolg van het door de Gebruiker schenden van de gebruiksregels in artikel 3 van de Gebruiksvoorwaarden, op de Gebruiker verhalen. De Gebruiker vrijwaart HMS van alle aanspraken van derden, die betrekking hebben op schade als direct of indirect gevolg van het door de Gebruiker schenden van deze gebruiksregels.
11. De Gebruiker zal desgevraagd onverwijld zijn medewerking verlenen aan een door of ten behoeve van HMS uit te voeren onderzoek, betreffende de naleving door de Gebruiker van de Gebruiksregels.

Artikel 4. Bijkomende diensten

1. HMS levert tegen vergoeding bijkomende consultancy- en implementatiediensten. Deze diensten kunnen op locatie dan wel online door HMS worden verricht. Deze vormen van dienstverlening zijn geen vast onderdeel van de Software en dienen apart te worden afgenomen. De kosten van deze diensten worden afzonderlijk in rekening gebracht, op basis van de op het moment van afname hiervoor vigerende tarieven.

Artikel 5. Privacy en beveiliging

1. Met de Software worden persoonsgegevens verwerkt. HMS treedt hierbij op als ‘bewerker’ in de zin van de AVG. De Gebruiker is ‘verwerkingsverantwoordelijke’. De verantwoordelijkheid voor de gegevens die met gebruikmaking van de Software door de Gebruiker worden verwerkt, ligt volledig bij de Gebruiker. De Gebruiker staat er tegenover HMS voor in dat de inhoud, het gebruik en de verwerking en/of zijn verwerking van de gegevens, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. De Gebruiker vrijwaart HMS tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de overeenkomst.
2. HMS draagt zorg voor een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen en gelet op de stand van de techniek, zulks evenwel slechts indien en voor zover deze gegevens zich binnen de infrastructuur van HMS bevinden en HMS daartoe op grond van de geldende privacywetgeving is gehouden. Een verwerkingsovereenkomst waarin aanvullende waarborgen en verplichtingen van partijen zijn opgenomen met betrekking tot de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens, maakt integraal deel uit van de overeenkomst waarvan deze Gebruiksvoorwaarden deel uitmaken.

Artikel 6. Beschikbaarheid en onderhoud

1. HMS spant zich er redelijkerwijs voor in haar Software en aanverwante diensten, voortdurend beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
2. De Gebruiker is ermee bekend dat het HMS-systeem niet uitontwikkeld is en door HMS nog steeds verder ontwikkeld wordt. HMS is te allen tijde gerechtigd de Software naar eigen inzicht uit te breiden, in te krimpen of anderszins te wijzigen, evenals onderhoud hieraan uit te voeren, hetgeen de werking van de Software tijdelijk of permanent kan beïnvloeden. HMS is nooit aansprakelijk voor enige directe en/of indirecte schade als gevolg van dit tijdelijk of permanent beïnvloeden van de werking van de Software.
3. Onderhoud wordt zoveel mogelijk vooraf aangekondigd. Onderhoud in verband met calamiteiten kan op ieder moment plaatsvinden en wordt niet vooraf aangekondigd.
4. HMS zal zich inspannen om de Software zo veel mogelijk up-to-date te houden.
5. HMS spant zich er redelijkerwijs voor in om verzoeken aan de helpdesk van HMS (support@hmsystems.nl) zo spoedig mogelijk af te handelen, daarbij rekening houdende met de prioriteit van ingediende verzoeken. Bij de ontvangst van verzoeken bepaalt HMS op basis van de aard van de ontvangen verzoeken de prioriteit ervan. HMS zal reageren overeenkomstig de aan een verzoek door HMS gegeven prioriteit. HMS is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van wachttijden als gevolg van de door HMS toegekende prioriteit aan verzoeken.
6. HMS maakt nagenoeg dagelijks reserve-kopieën (backups) van data die worden opgeslagen middels de Software. Op verzoek van de Gebruiker zal HMS tegen betaling van een redelijke vergoeding, middels een CSV-bestand een kopie van de door Gebruiker opgeslagen data, beschikbaar stellen voor gebruik door de Gebruiker.

Artikel 7. Vergoeding

1. Behoudens in het geval van een gratis proefperiode, is de Gebruiker voor de toegang tot de Software, aan HMS periodiek een vergoeding verschuldigd. De hoogte van deze vergoeding is zowel afhankelijk van het aantal verhuureenheden waarvoor de Gebruiker de Software gebruikt, als van de door de Gebruiker gekozen wijze van betaling; betaling per maand of per jaar.
2. De actuele tarieven voor toegang tot de Software zijn, behoudens in het geval van maatwerk, terug te vinden op de website van HMS. Deze tarieven zijn exclusief omzetbelasting (BTW).
3. HMS is gerechtigd de voor de Gebruiker geldende tarieven voor toegang tot de Software tussentijds te wijzigen. Tariefswijzigingen zullen maximaal eenmaal per kalenderjaar plaatsvinden. In geval van een tariefswijziging zal HMS de Gebruiker hierover minimaal drie kalendermaanden vóór de ingangsdatum van de nieuwe tarieven informeren. In geval een aangekondigde wijziging een verhoging van meer dan 5% betreft en de Gebruiker niet akkoord wenst te gaan met deze aanpassing, is de Gebruiker gerechtigd binnen dertig dagen na kennisgeving van de aanpassing de overeenkomst schriftelijk op te zeggen met ingang van de datum waarop de nieuwe tarieven in werking zouden treden.
4. Consultancy- en implementatiediensten verricht door of namens HMS, worden gefactureerd op basis van de hiervoor vigerende tarieven. HMS is gerechtigd elektronisch te factureren.
5. Met betrekking tot de door HMS verrichte prestaties en de daarvoor door de Gebruiker verschuldigde bedragen, leveren de gegevens uit de administratie van HMS volledig bewijs op, onverminderd het recht van de Gebruiker tot het leveren van tegenbewijs.

Artikel 8. Betaling

1. De vergoeding door de Gebruiker verschuldigd voor toegang tot de Software, dient door de Gebruiker steeds vooruit betaald te worden. Dit betekent dat de betaling op de bankrekening van HMS ontvangen moet zijn, vóórdat de periode waarop de betaling betrekking heeft ingaat. In geval de Gebruiker gekozen heeft voor betaling per maand, kan de Gebruiker uitsluitend betalen via automatische incasso. In geval de Gebruiker gekozen heeft voor betaling per jaar, heeft de Gebruiker bij betaling de keuze uit automatische incasso of het zelf overmaken van de verschuldigde vergoeding.
2. In geval HMS na afloop van de periode van een kalenderjaar mocht constateren, dat de Gebruiker in het betreffende jaar het maximale aantal verhuureenheden, behorende bij de door de Gebruiker betaalde vergoeding voor toegang tot de Software overschreden heeft, is de Gebruiker met ingang van het nieuwe kalenderjaar en met de terugwerkende kracht van een kalenderjaar automatisch de vergoeding verschuldigd, die past bij het aantal verhuureenheden waarvoor de Gebruiker de Software gebruikt heeft. De Gebruiker zal in dat geval een factuur ontvangen voor de restantvergoeding verschuldigd voor het afgelopen kalenderjaar.
3. Facturen van HMS dienen binnen 14 dagen na de factuurdatum betaald te zijn.
4. Mocht een betaling niet binnen de hiervoor gestelde termijn op de bankrekening van HMS ontvangen zijn, dan is de Gebruiker na het verstrijken van de betreffende betalingstermijn van rechtswege in verzuim zonder dat hiervoor een ingebrekestelling vereist is. Indien een verschuldigd bedrag niet binnen de hiervoor geldende betalingstermijn wordt voldaan, is de Gebruiker over het openstaande factuurbedrag bovendien de wettelijke rente verschuldigd.
5. In geval de Gebruiker het tarief verschuldigd voor de toegang tot de Software, of de factuur voor afgenomen consultancy- en/of -implementatiediensten niet voldoet, heeft HMS het recht de toegang tot de Software, evenals eventuele andere diensten die de Gebruiker bij HMS afneemt, stop te zetten dan wel te beperken. In geval de Gebruiker een terugboeking uitvoert van een automatisch geïncasseerde betaling, heeft HMS het recht de toegang tot de software voor de Gebruiker te blokkeren. Bij het vervolgens weer deblokkeren van de toegang tot Software, heeft HMS het recht de Gebruiker hiervoor administratiekosten in rekening te brengen. HMS zal niet eerder overgaan tot het weer deblokkeren van de toegang van de Gebruiker tot de Software, dan nadat de Gebruiker jegens HMS heeft aangetoond alle openstaande facturen volledig te hebben betaald en de Gebruiker voldoende zekerheid heeft gesteld voor de nakoming van zijn toekomstige betalingsverplichtingen.
6. HMS is te allen tijde gerechtigd te verlangen, dat de Gebruiker voldoende zekerheid stelt voor de nakoming van diens betalingsverplichtingen.

Artikel 9. Verbod overname personeel HMS

1. De Gebruiker zal gedurende de looptijd van de overeenkomst evenals één jaar na het einde van de overeenkomst, slechts ná voorafgaande schriftelijke toestemming van HMS medewerkers van HMS in dienst nemen dan wel anderszins direct of indirect voor zich laten werken. In geval de Gebruiker handelt in strijd hiermee, is de Gebruiker per overtreding een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd aan HMS, ter hoogte van één bruto jaarsalaris van de betrokken medewerker.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van HMS is, behoudens in geval van opzet of grove schuld van HMS, te allen tijde beperkt tot het bedrag (excl. BTW) dat de Gebruiker betaald heeft voor de toegang tot de Software, in de drie kalendermaanden voorafgaand aan het moment waarop de schadeveroorzakende gebeurtenis zich heeft voorgedaan.
2. HMS zal nooit of te nimmer op enigerlei wijze aansprakelijk gehouden kunnen worden, voor mobiele applicaties en websites van derden die aan de Software gekoppeld zijn of worden.
3. De aansprakelijkheid van HMS voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van aanspraken van klanten van de Gebruiker is uitgesloten. Eveneens is uitgesloten de aansprakelijkheid van HMS, verband houdende met verminking, vernietiging of verlies van gegevens of documenten.
4. In geval van overmacht is HMS nooit of te nimmer gehouden tot vergoeding van enige als gevolg hiervan bij de Gebruiker ontstane schade. Van overmacht is onder meer sprake in geval van elektriciteitsstoring, storing van internet, datanetwerk-of telecommunicatiefaciliteiten, een DDoS-aanval, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, oorlog en brand.
5. In geval de Gebruiker een fout of gebrek in de Software mocht constateren, dient de Gebruiker dit zo spoedig mogelijk bij HMS te melden. HMS is in geval van een fout en/of gebrek in de Software enkel gehouden zich naar beste vermogen in te spannen om de betreffende fouten en/of gebreken binnen een redelijke termijn kosteloos te herstellen.
6. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds, dat de Gebruiker de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij HMS meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen HMS vervalt, door het enkele verloop van 30 dagen na het tijdstip dat de Gebruiker de betreffende schade redelijkerwijze had kunnen ontdekken, tenzij de Gebruiker vóór het verstrijken van die termijn een rechtsvordering tot vergoeding van deze schade bij HMS heeft ingediend.
7. De Gebruiker vrijwaart HMS voor alle aanspraken van derden en stelt HMS hiervoor volledig schadeloos.

Artikel 11. Duur en opzegging

1. De overeenkomst gaat in zodra de Gebruiker voor het eerst gebruikt maakt van de Software. In geval van een eenmalig gratis proefperiode, bedraagt de duur van de overeenkomst veertien dagen. Deze overeenkomst eindigt door het enkel verstrijken van deze periode. In de overige gevallen bedraagt de duur van de overeenkomst één jaar. De duur van de overeenkomst wordt telkens stilzwijgend voor de duur van één jaar verlengd, tenzij de gebruiker of HMS de overeenkomst schriftelijk beëindigt met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal één kalendermaand vóór het einde van een lopende periode.
2. Bij het einde van de overeenkomst, verliest de toegangscode(s) van de Gebruiker voor gebruik van de Software haar geldigheid en eindigt de toegang van de Gebruiker tot de Software rekening houdende met het gestelde in artikel 11.3, met onmiddellijke ingang.
3. In geval de Gebruiker niet besluit tot het aansluitend op een proefperiode, voortzetten van het gebruik van de Software tegen betaling van het hiervoor geldende tarief, zal HMS de gegevens van de Gebruiker blijvend wissen. Bij het einde van de overeenkomst anders dan in geval van een proefperiode, zal HMS de pand-, object- en gebruikersgegevens van de Gebruiker, die op dat moment online aanwezig zijn binnen de Software, exporteren naar een CSV-bestand. HMS zal de Gebruiker dit bestand binnen vijf werkdagen na het einde van de overeenkomst doen toekomen. HMS is gerechtigd hiervoor kosten in rekening te brengen. De gegevens waarvan HMS geen export maakt, kunnen handmatig door de Gebruiker zelf gedownload worden via het HMS-systeem. HMS zal de Gebruiker na het einde van de overeenkomst een periode van 10 werkdagen gunnen, om deze gegevens uit het HMS-systeem te downloaden. Na het verstrijken van deze periode en nadat dat HMS van de Gebruiker een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van het CSV-bestand heeft ontvangen, zal HMS de gegevens van de Gebruiker blijvend wissen. Zodra de gegevens gewist zijn zal de Gebruiker van HMS hiervan een bevestiging ontvangen.

Artikel 12. Toepasselijk recht en geschillen

1. De overeenkomst tussen de gebruiker en HMS wordt beheerst door Nederlands recht.
2. Geschillen welke ontstaan naar aanleiding van de tussen de Gebruiker en HMS gesloten overeenkomst, worden beslecht door de Rechtbank Limburg, locatie Maastricht.
3. Bij de beoordeling van geschillen zal de versie van communicatie of informatie zoals door HMS opgeslagen geacht wordt juist te zijn, voor zover de Gebruiker geen tegenbewijs levert dienaangaande.

Artikel 13. Overige bepalingen

1. De Gebruiker verklaart akkoord te zijn met ontvangst van communicatie per e-mail via het e-mailadres dat de Gebruiker bij HMS heeft opgegeven.
2. HMS is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde, die de Software of de betreffende bedrijfsactiviteit van HMS overneemt.