Privacy Policy

Privacy Policy

Dit is de Privacy Policy van Housing Management Systems B.V. (hierna verder: ”HMS” of “wij”). HMS verwerkt persoonsgegevens. Privacy en de bescherming van privacy staan bij HMS hoog in het vaandel. Een zorgvuldige en bovendien veilige verwerking van persoonsgegevens, is voor HMS dan ook van groot belang.

U leest hier onder meer waarom wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, welke gegevens dat zijn, welke rechten u heeft als wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe wij bij de verwerking van persoonsgegevens uw privacy beschermen.

Welk type persoonsgegevens verwerkt HMS en met welk doel?

HMS verwerkt alleen persoonsgegevens indien en voor zover dit noodzakelijk is, om gebruik te kunnen maken van haar website, software, applicaties en haar dienstverlening. In dat kader worden het volgende type persoonsgegevens verwerkt:
Gegevens die wij automatisch verzamelen:
Wij streven er continu naar om onze website zo gebruikersvriendelijk mogelijk te maken. Om goed te kunnen zien wat er hierop gebeurt en hoe deze wordt gebruikt, verzamelen we middels cookies geaggregeerde geanonimiseerde informatie. Met deze informatie kunnen we onze diensten nog verder verbeteren en zo goed mogelijk laten aansluiten op de wensen van onze gebruikers. Dit zijn de volgende gegevens:

  • identificatie van uw toestel of mobiele apparaat;
  • het soort toestel of apparaat;
  • informatie over uw computer en verbinding;
  • statistieken betreffende door u bekeken webpagina’s;
  • het verkeer van en naar onze website;
  • verwijzende URL;
  • IP-adressen.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen, dat deze geen cookies meer opslaat. Bovendien kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instelling van uw browser verwijderen.

Gegevens die u aan ons verstrekt:

Wij verzamelen en bewaren alle gegevens die u op onze website invoert, of die u aan ons verstrekt wanneer u gebruik maakt van onze software, applicaties en diensten. De gegevens omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • gegevens accountregistratie, zoals e-mailadres en wachtwoord;
  • in geval van een natuurlijk persoon: uw persoonlijke gegevens zoals voor- en achternaam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, e-mailadres en telefoonnummer;
  • in geval van een rechtspersoon: uw bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, voor- en achternaam contactpersoon, adresgegevens bedrijf, KVK-nummer, BTW-nummer en telefoonnummer;
  • financiële gegevens, zoals die behoren bij een beheerprogramma voor onroerende zaken, zoals kale huren, voorschoten servicekosten,
    servicekostenafrekeningen, betalingsgegevens, betalingen;
  • uw abonnementsgegevens ten behoeve van het kunnen incasseren van abonnementsgelden, zoals: IBAN-nummer en BIC code;
  • door u ingevoerde gegevens van derden zoals uw klanten of leveranciers.

Hoe zit het met door u ingevoerde persoonsgegevens van derden?

U bent verantwoordelijk voor de keuze van invoer van de gegevens van derden. U dient deze derden zelf op de hoogte te stellen van het feit dat u dit doet en welke privacy policy wij hanteren wat betreft hun persoonsgegevens. Als gebruiker van de software en applicaties van HMS, bent u juridisch gezien zelf “Verwerkingsverantwoordelijke” voor de persoonsgegevens van derden, die u in HMS-software en -applicaties invoert en opslaat. HMS wordt in deze gezien als “Verwerker” van de persoonsgegevens (zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevens (AVG)). Zowel u als Verwerkingsverantwoordelijke als wij als Verwerker, zijn verplicht om zich te houden aan de AVG. Als Verwerkingsverantwoordelijke bent u verplicht met ons, als Verwerker een verwerkersovereenkomst te sluiten.

Verwerkt HMS bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Anders dan voor de verwerking van betalingen, zijn de producten en diensten van HMS niet gericht op activiteiten, waarvoor de verwerking van bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens noodzakelijk is. HMS verzoekt u dan ook deze gegevens niet te verstrekken.
Verder hebben onze website, software, applicaties en diensten niet de intentie gegevens te verzamelen, over websitebezoekers die minderjarig zijn. HMS kan helaas niet controleren of een bezoeker minderjarig is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over minderjarige kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Mocht u ervan overtuigd zijn dat HMS onrechtmatig bijzondere of gevoelige gegevens heeft verwerkt van u of van minderjarige kinderen waarvoor u verantwoordelijk bent, stuur dan een e-mail naar: support@hmsystems.nl. Na verificatie van uw identiteit zal HMS deze informatie vervolgens zo spoedig mogelijk verwijderen.

Geautomatiseerde besluitvorming

HMS neemt besluiten die gevolgen kunnen hebben voor u, niet enkel op basis van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

HMS respecteert de privacy en draagt zorg dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw persoonsgegevens.
HMS spant zich in alle redelijkheid in haar systemen te beveiligen, tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking van persoonsgegevens. HMS maakt daarbij gebruik van passende technische maatregelen, rekening houdende met de stand van de techniek.
HMS zal, met inachtneming van de toepasselijke regelgeving en de eventuele meldplicht, zorgvuldig bepalen hoe om te gaan met een onverhoopt datalek.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

HMS deelt uw persoonsgegevens enkel met derden, indien en voor zover dit noodzakelijk is voor het gebruik van haar software, haar applicaties of voor het uitvoeren van haar diensten, of indien HMS daartoe op grond van een wettelijke bepaling, een gerechtelijke uitspraak of een toezichthoudende instantie verplicht is, dan wel indien dit noodzakelijk is in het belang van het voorkomen, opsporen of vervolgen van strafbare feiten. Aan andere derden verstrekt HMS uw persoonsgegevens alleen, indien en voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven.
HMS kan bij de verwerking van persoonsgegevens gebruikmaken van servers, die zich buiten de Europese Unie bevinden. Doorgifte van persoonsgegevens aan servers in landen buiten de Europese Unie gebeurt alleen, als het betreffende land een passend beschermingsniveau waarborgt.

Hoe lang bewaart HMS uw persoonsgegevens?

HMS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doelen en om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Nadat het niet meer noodzakelijk is om de persoonsgegevens te bewaren, worden deze door HMS vernietigd.

Wat zijn uw rechten?

U heeft een aantal privacyrechten. U kunt inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. En als de persoonsgegevens niet kloppen, kunt u die laten verbeteren of aanvullen. Ook kunt u ons in sommige gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen, over te dragen of de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Tot slot kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Mocht u gebruik willen maken van uw privacyrechten, kunt een e-mail sturen naar: support@hmsystems.nl. Alvorens gehoor te geven aan een beroep op uw privacyrechten, kunnen wij informatie eisen ter verificatie van uw identiteit.

Vragen en klachten

Mocht u nog nadere informatie willen of vragen of klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, wordt u verzocht per e-mail contact op te nemen met HMS, via e-mail: support@hmsystems.nl. In geval u aanvullende vragen en/of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens heeft, kunt u deze te allen tijde indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen Privacy Policy

HMS behoudt zich het recht voor deze Privacy Policy eenzijdig te wijzigen of aan te vullen, door middel van het aanpassen van deze pagina. U wordt derhalve aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van wezenlijke wijzigingen in deze Privacy Policy, volgt een duidelijke kennisgeving via onze website.

Deze Privacy Policy is voor het laatst bijgewerkt op 12 oktober 2021.